Dans le monde du travail actuel, où tout va très vite, maximiser la productivité et améliorer la collaboration sont des priorités absolues. Heureusement, l’IA peut y contribuer, et de nombreuses organisations en constatent les avantages. Une enquête mondiale menée par Morning Consult pour le compte de Zoom* a révélé que parmi les équipes qui utilisent l’IA, plus de 75 % des dirigeants ont déclaré que leurs employés accomplissaient leurs tâches plus rapidement, étaient plus productifs et produisaient un travail de meilleure qualité.
Zoom AI Companion, votre assistant génératif d’IA , peut vous aider à révolutionner votre façon de travailler et de communiquer. Il est inclus sans frais supplémentaires avec les services payants attribués à votre compte utilisateur Zoom et conçu pour s’intégrer parfaitement à votre expérience Zoom Workplace, offrant une gamme de fonctionnalités qui peuvent vous aider à travailler plus intelligemment, et non plus dur.
Dans ce guide, nous vous expliquerons comment activer AI Companion 2.0, explorer ses fonctionnalités clés et partagerons quelques trucs et astuces pour vous aider à tirer le meilleur parti de cet incroyable assistant IA.
Que vous soyez novice en matière d’IA ou que vous exploriez ses avantages depuis un certain temps, vous vous demandez peut-être comment AI Companion peut vous aider. L’un des grands avantages d’AI Companion est qu’il est intégré à la façon dont vous utilisez Zoom. Et comme tout le reste de Zoom Workplace, il est simple et facile à utiliser.
Vous pouvez faire encore plus avec AI Companion 2.0 :
- Contexte étendu : le panneau latéral de votre AI Companion est sensible au contexte. Il comprend ce que vous recherchez, reconnaît vos interactions antérieures et fournit des suggestions pour rester au courant de votre travail. Par exemple, si vous avez ouvert Team Chat, vous aurez des suggestions rapides basées sur Team Chat telles que « Résumer les messages récents ».
- Informations synthétisées : dans le nouveau panneau latéral, vous pouvez extraire des informations de vos réunions, chats, documents et bien plus encore, et si vous êtes connecté à Zoom Workplace, des informations de Microsoft Outlook, Microsoft Office, Gmail, Google Calendar et Google Docs. Vous pouvez même rechercher des informations sur le Web directement depuis AI Companion.
- Prise d’action : AI Companion 2.0 peut vous aider à identifier et à réaliser vos prochaines étapes et actions. Avec le lancement de Zoom Tasks (prévu pour fin 2024), vous pourrez bientôt accomplir encore plus de tâches en faisant apparaître, en suivant et en effectuant des actions sur Zoom Workplace.
Résumez les informations pour vous aider à vous mettre à niveau
Si vous manquez de temps et avez une montagne de messages de discussion à rattraper, AI Companion peut rapidement résumer vos fils de discussion et identifier les éléments d’action , vous aidant ainsi à avoir une vue d’ensemble et à réagir efficacement.
AI Companion peut également fournir des résumés de réunion , ce qui vous évite d’avoir à prendre des notes pendant les réunions pour vous souvenir de ce qui a été discuté ou des prochaines étapes que vous et votre équipe devez suivre. De plus, vous n’avez pas besoin d’enregistrer la réunion pour qu’AI Companion génère un résumé de la réunion.
AI Companion peut également fournir des résumés des appels, des messages SMS et des messages vocaux sur Zoom Phone, vous aidant ainsi à gagner encore plus de temps.
Gardez les conversations de réunion ciblées et percutantes
Selon l’enquête Zoom Morning Consult, la principale tâche pour laquelle les dirigeants seraient les plus disposés à utiliser l’IA est l’aide en temps réel pendant les réunions, ce qui fait d’un assistant de réunion IA un outil précieux.
AI Companion peut répondre à vos questions sur une réunion en cours. Avec AI Companion 2.0, vous pouvez discuter avec AI Companion via un panneau latéral, où vous pouvez demander de l’aide pour un large éventail de tâches telles que la collecte de commentaires et de points de discussion, poser des questions sur le Web et en savoir plus sur les participants, comme leur rôle et leur fuseau horaire. Les organisateurs de réunions disposent de paramètres permettant de contrôler s’ils souhaitent que les participants puissent poser des questions sur la réunion , notamment savoir ce qui s’est passé avant qu’ils ne la rejoignent.
Après la réunion, vous pouvez utiliser le nouveau panneau latéral pour poser des questions à AI Companion sur la réunion, telles que « Quels sujets ont été abordés ? » ou « Mon nom a-t-il été mentionné ? »
Obtenez un coup de main pour vos brouillons et assimilez le contenu plus rapidement
Selon l’ enquête Zoom Morning Consult, les employés passent plus de temps à rédiger et à envoyer des e-mails et des messages de chat qu’à toute autre tâche au travail . De plus, 44 % des employés déclarent consacrer plus de temps qu’ils ne le souhaiteraient à ces tâches.
En tant qu’assistant de rédaction IA, AI Companion peut rédiger des messages électroniques avec le ton et la longueur appropriés, vous aidant ainsi à élaborer des communications professionnelles et efficaces. AI Companion peut également vous aider à rédiger un e-mail de remerciement de suivi aux participants à la réunion en fonction de ce qui a été discuté.
Vous pouvez également l’utiliser pour rédiger des réponses Zoom Team Chat avec le bon ton et la bonne longueur, ce qui peut vous aider à gagner du temps et à permettre une communication efficace au sein de votre équipe.
Dans Zoom Docs, vous pouvez créer, réviser et résumer du contenu en un seul et même endroit. Créez un nouveau document à partir de vos résumés de réunion et utilisez des modèles d’IA pour transformer le contenu existant en exactement ce dont vous avez besoin.
Dans le nouveau panneau latéral d’AI Companion, vous pouvez lui demander de vous aider sur des choses comme :
- Créez des idées de campagne marketing ou demandez-lui de créer des slogans à partir d’un document de présentation de campagne téléchargé. Laissez AI Companion vous aider à trouver un nouveau titre ou une nouvelle introduction, ou à modifier le ton de votre brouillon.
- Résumer ou fournir des points clés spécifiques des fichiers téléchargés. Téléchargez des fichiers PDF, des fichiers Microsoft Office 365 ou des documents, feuilles de calcul et diapositives Google, et demandez à AI Companion de résumer pour une compréhension rapide des points clés sans avoir à lire l’intégralité du document.
Dans Zoom Whiteboard, AI Companion peut vous aider à générer des idées sur un tableau blanc numérique et à organiser le contenu en catégories pour vous, améliorant ainsi votre session de brainstorming.
Vous pouvez utiliser les fonctionnalités d’AI Companion disponibles avec les services payants attribués à votre compte utilisateur Zoom sans frais supplémentaires.** Pour l’activer :
- Vérifiez auprès de votre administrateur : votre administrateur peut activer ou désactiver des fonctionnalités via les paramètres au niveau du compte et du groupe. Si vous participez à une réunion Zoom et que vous voyez le losange AI Companion dans votre barre d’outils, vous pouvez cliquer dessus et suivre les instructions pour demander à votre administrateur d’activer cette fonctionnalité.
- Ouvrez Zoom Workplace et connectez-vous : pour utiliser AI Companion 2.0, recherchez les mises à jour . (Version 6.2.5 ou ultérieure requise.)
- Dans un navigateur Web, ouvrez les paramètres de votre compte :
- Sur la gauche, cliquez sur Paramètres .
- En haut, cliquez sur AI Companion .
- Pour les fonctionnalités disposant de paramètres au niveau de l’utilisateur, vous pouvez activer et désactiver chacune d’entre elles.
- Commencez à explorer : recherchez le losange AI Companion dans plusieurs produits de Zoom Workplace, tels que la barre d’outils des commandes Zoom Meetings ou la fenêtre Zoom Team Chat. Une fois que vous avez trouvé le losange AI Companion, vous êtes prêt à commencer à explorer ses capacités en tant qu’assistant de réunion IA, aide à la rédaction, etc.
Découvrez comment utiliser AI Companion pour gagner du temps et optimiser la collaboration. Voici quelques conseils de pro :
- Configurez-le et oubliez-le. Si vous configurez AI Companion pour qu’il crée toujours des résumés de réunion , toutes vos réunions hébergées seront automatiquement résumées. Si vous vous trouvez dans une réunion que vous ne souhaitez pas voir résumée, vous pouvez toujours désactiver le résumé de la réunion pendant la réunion et supprimer tous les éléments de réunion créés.
- Utilisez le diamant AI Companion partout où vous le trouvez. AI Companion est intégré à Zoom Workplace. Partout où vous voyez et cliquez sur le diamant AI Companion , vous verrez comment AI Companion peut vous aider à ce moment-là.
- Soyez précis dans vos demandes. Pour obtenir des résultats plus proches de ce que vous aviez en tête, soyez précis dans votre demande, incluez des informations générales, indiquez à AI Companion comment analyser les informations et décrivez exactement comment vous souhaitez que les résultats soient fournis.
Réalisez davantage avec AI Companion 2.0
Voici quelques exemples d’invites pour vous aider à démarrer et certaines fonctionnalités que nous prévoyons d’implémenter à l’avenir. Essayez ces méthodes pour demander de l’aide à AI Companion et n’oubliez pas que vous pouvez télécharger des documents locaux sur AI Companion :
- Réunions Zoom
- Résumer une réunion précédente.
- Récapitulez cette réunion.
- Mon nom a-t-il été mentionné lors de cette réunion ?
- Quels ont été les sujets évoqués lors de cette réunion ?
- Quelles sont les prochaines étapes de cette réunion ?
- Discussion d’équipe Zoom
- Résumez les messages récents de ce canal.
- Résumer les messages non lus dans ce canal.
- Qu’a dit [PERSON] à propos de [TOPIC] sur ce canal ?
- Quels sont mes éléments d’action dans ce canal ?
- Documents Zoom
- Résumez ce document.
- Quels étaient les points clés de ce document ?
- Rédigez un plan sur [SUJET].
- Créez un itinéraire de voyage pour visiter [VILLE].
- Créez une annonce marketing d’un paragraphe à partir de ce document.
- Courrier Zoom
- Résumez cet email.
- Énumérez les prochaines étapes à partir de cet e-mail.
- Dois-je répondre à cet e-mail ?
- Quelle est l’urgence de cet e-mail ?
Découvrez comment AI Companion pourra vous aider à l’avenir :
- Posez des questions sur les messages de discussion d’équipe non lus sur plusieurs discussions ou canaux.
- Obtenez des résumés et des réponses sur plusieurs fils de discussion par courrier électronique.
- Utilisez des invites qui incluent des plages de temps, par exemple : « Montrez-moi les moments forts de la semaine dernière. »
- Demandez des informations complètes sur les réunions à venir. Lorsque vous posez actuellement des questions sur vos réunions à venir, vous pouvez voir les réunions refusées ou un résumé incomplet de vos réunions.
- Posez des questions sur Zoom Phone, Zoom Scheduler, Zoom Clips, Zoom Notes, Zoom Workflows, Zoom Revenue Accelerator, Workvivo, Zoom Apps et Zoom Workspaces.
Les résultats réels d’AI Companion et la vitesse de réponse peuvent varier en fonction de l’invite, des paramètres du produit et des données disponibles. Zoom innovera et améliorera AI Companion au fil du temps, recueillera les commentaires des clients et améliorera la réactivité. Au moment de la rédaction de cet article, AI Companion 2.0 est disponible sur l’application Zoom pour macOS et Windows. La disponibilité mobile sera bientôt disponible.
Si vous êtes prêt à améliorer votre productivité et votre collaboration, commencez à utiliser AI Companion dès aujourd’hui, sans frais supplémentaires avec les services payants attribués à votre compte utilisateur Zoom.
Si vous n’avez pas de forfait Zoom payant éligible, effectuez une mise à niveau dès aujourd’hui pour accéder aux avantages d’AI Companion. Il est temps de travailler plus intelligemment, de collaborer plus efficacement et d’atteindre vos objectifs en toute simplicité.
Si vous souhaitez encore plus de conseils et d’astuces sur AI Companion, consultez ces ressources :
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*D’après une enquête en ligne menée auprès de 11 023 travailleurs du savoir à temps plein aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Irlande, en Allemagne, en France, au Japon, à Singapour et en Australie. Réalisée par Morning Consult pour le compte de Zoom Video Communications, Inc., du 10 au 25 août 2023.
**AI Companion peut ne pas être disponible pour certains secteurs verticaux et certains clients régionaux.
