La gestion des actifs informatiques (IT) et la responsabilité sociale des entreprises (RSE) sont deux concepts importants que les organisations doivent prendre en compte.
La gestion des actifs IT se réfère à la supervision des actifs matériels et logiciels tout au long de leur cycle de vie. Cela inclut la gestion de l’achat, du déploiement, de la maintenance, de l’utilisation et de la disposition des matériels informatiques tels que les ordinateurs et les appareils mobiles, ainsi que des licences logicielles et des abonnements. Une gestion efficace des actifs IT assure que les investissements technologiques sont optimisés, conformes aux réglementations et alignés sur les objectifs commerciaux.
La responsabilité sociale des entreprises englobe les responsabilités éthiques, légales et philanthropiques d’une entreprise envers la société, l’environnement et les parties prenantes. Les initiatives de RSE démontrent un engagement envers la durabilité, les droits de l’homme, la diversité, le développement communautaire et l’opération en toute transparence et intégrité.
Bien que la gestion des actifs IT et la RSE puissent sembler non liées à première vue, elles sont en réalité fortement liées. Une gestion responsable des actifs IT génère des impacts positifs significatifs en RSE dans des domaines tels que la réduction des déchets électroniques, l’efficacité énergétique, la sécurité des données et les économies de coûts. Lorsqu’ils sont mal gérés, les actifs IT peuvent créer des risques pour la RSE liés aux dommages environnementaux, à la non-conformité réglementaire et aux dommages à la réputation.
Cet article explorera les intersections clés entre les meilleures pratiques de gestion des actifs IT et les efforts de responsabilité sociale des entreprises. Nous verrons comment des stratégies de gestion des actifs IT matures permettent aux organisations d’opérer de manière plus durable, éthique et responsable.
Le lien entre la gestion des actifs IT et la RSE
La responsabilité sociale des entreprises (RSE) est de plus en plus importante pour les entreprises aujourd’hui. Les consommateurs et les investisseurs veulent voir les entreprises opérer de manière éthique et durable. Une gestion efficace des actifs IT permet directement aux entreprises d’être plus durables et responsables de plusieurs manières clés :
- Gestion du cycle de vie du matériel – Les entreprises peuvent prolonger les cycles de vie du matériel grâce à une maintenance appropriée, à des réparations, à une réutilisation, à une remise à neuf et à un recyclage. Cela réduit les déchets électroniques et les impacts environnementaux de la fabrication de nouveaux équipements. La gestion des actifs IT fournit le suivi et la supervision nécessaires pour optimiser l’utilisation du matériel.
- Gestion des licences logicielles – Un suivi attentif des licences logicielles minimise les achats excessifs et permet de réaffecter les licences inutilisées. Cela économise de l’argent et évite des achats de logiciels inutiles.
- Efficacité énergétique – Évaluer la consommation d’énergie à travers les appareils informe les décisions de renouvellement. Les équipements plus anciens peuvent être retirés pour des modèles plus récents et plus économes en énergie pour réduire la consommation d’électricité.
- Destruction sécurisée des données – Une destruction correcte des données en fin de vie et l’élimination du matériel protègent les données des clients et des employés. Cela remplit les obligations de confidentialité et les objectifs de sécurité de l’information.
- Transparence – Un suivi détaillé des actifs IT offre une visibilité sur les pratiques de l’entreprise. Cette transparence permet un approvisionnement éthique, l’évitement des minéraux de conflit et une élimination responsable.
- Réduction des coûts – L’optimisation des ressources ci-dessus réduit les coûts informatiques. Les économies peuvent être investies dans d’autres initiatives de RSE pour bénéficier des mesures environnementales, sociales et de gouvernance (ESG).
Globalement, une gestion mature des actifs IT est clé pour les entreprises dépendantes de la technologie afin d’améliorer de manière mesurable la durabilité. Elle permet une utilisation responsable et efficace des ressources IT en alignement avec les valeurs de RSE. Les entreprises sont avisées de voir l’IT comme un moteur de bien social, et pas seulement d’opérations commerciales.
Gestion du cycle de vie du matériel IT
Gérer le cycle de vie des actifs matériels IT est une manière clé par laquelle la gestion des actifs IT contribue aux initiatives de responsabilité sociale des entreprises (RSE). Au lieu de se débarrasser du matériel encore fonctionnel après 2-3 ans, la meilleure pratique est de maximiser la durée de vie utile des appareils grâce à une maintenance appropriée, des réparations, des mises à niveau et la revente.
Les départements IT devraient établir des routines de maintenance préventive robustes pour nettoyer, inspecter et réparer proactivement les actifs avant que les problèmes ne surviennent. Les appareils doivent être surveillés pour les métriques de performance et les mises à niveau installées lorsque cela est bénéfique. Les réparations doivent être effectuées en interne si possible ou sous-traitées à des tiers pour réparer les problèmes mineurs.
Le matériel âgé de 3-5 ans peut souvent être réaffecté, donné ou revendu au lieu d’être mis au rebut. Les anciennes machines peuvent encore convenir aux besoins commerciaux de base ou être appropriées pour une utilisation dans des laboratoires de formation, des environnements de test ou des dons aux écoles. Des composants tels que la RAM et les disques durs peuvent également être récoltés et réutilisés dans d’autres appareils.
Gérer les cycles de vie du matériel de cette manière réduit considérablement la génération de déchets électroniques tout en extrayant la valeur maximale des investissements IT. Garder les actifs en utilisation pendant 5-8 ans au lieu de 2-3 peut réduire les déchets électroniques de plus de 50%. Cela bénéficie à l’environnement tout en s’alignant sur les politiques de RSE des entreprises.
Gestion des licences logicielles
Gérer les licences logicielles est une partie clé de la gestion des actifs IT qui se rapporte directement aux initiatives de responsabilité sociale des entreprises (RSE). Acheter des licences logicielles en excès ou les laisser inutilisées résulte en un gaspillage d’argent et de ressources. Une gestion efficace des licences logicielles empêche l’achat excessif et redéploie les licences inutilisées à travers l’organisation. Cela économise des coûts significatifs et réduit les déchets en alignement avec les objectifs de durabilité.
Quelques manières spécifiques par lesquelles la gestion des licences logicielles contribue aux efforts de RSE :
- Prévenir l’achat excessif de licences. Réaliser des audits logiciels et suivre l’utilisation des licences aide à identifier où il y a plus de licences que nécessaire. Acheter le nombre optimal de licences évite les dépenses excessives.
- Redéployer les licences inutilisées. Avec une vue centralisée de l’utilisation des licences, les licences inutilisées peuvent être réaffectées à d’autres utilisateurs ou départements qui pourraient en avoir besoin. Cela maximise la valeur des investissements logiciels existants.
- Économiser des coûts et réduire les déchets. Une gestion attentive des licences minimise le shelfware (logiciels inutilisés mais toujours payés). Cela réduit également les dépenses en nouvelles licences inutiles si des licences inutilisées existent déjà en interne. Moins de déchets bénéficie à la fois à la ligne de fond et à l’environnement.
- Optimiser les renouvellements. Lors du renouvellement, avoir des données d’utilisation aide à négocier les meilleurs termes de contrat et à éviter de renouveler des licences excédentaires. Renouveler uniquement ce qui est nécessaire est plus rentable.
- Standardiser les logiciels. Limiter le nombre de différents outils logiciels utilisés à l’échelle de l’organisation réduit la complexité et les coûts de formation. La standardisation conduit également à l’achat de plus grandes quantités de moins de licences pour de meilleurs rabais de volume.
Globalement, traiter les licences logicielles comme des actifs IT et les gérer de manière proactive est aligné avec les objectifs de RSE de réduire les coûts, d’utiliser les ressources de manière efficace, d’éliminer les déchets et de prendre des décisions technologiques responsables sur le plan fiscal et environnemental. Les entreprises qui adoptent cette approche démontrent une responsabilité sociale à la fois en interne et en externe.
Efficacité énergétique
La gestion des actifs IT joue un rôle important dans l’amélioration de l’efficacité énergétique et la réduction de l’empreinte carbone d’une organisation. En gérant activement le cycle de vie du matériel IT, les entreprises peuvent optimiser leur utilisation de l’énergie dans les centres de données.
Quelques manières clés par lesquelles la gestion des actifs IT contribue à l’efficacité énergétique incluent :
- Virtualisation des serveurs – Consolider plusieurs serveurs physiques en machines virtuelles réduit la consommation d’énergie du centre de données. La gestion des actifs IT offre une visibilité sur les taux d’utilisation pour identifier les opportunités de virtualisation.
- Paramètres de veille/hibernation de l’équipement – Configurer les ordinateurs, moniteurs, imprimantes et autres matériels pour entrer en modes de faible consommation d’énergie lorsqu’ils ne sont pas utilisés diminue le gaspillage d’énergie. Les outils de gestion des actifs IT peuvent automatiser les paramètres de veille à travers l’équipement.
- Optimisation du centre de données – Suivre les inventaires des actifs IT et l’utilisation aide à planifier la capacité du centre de données et à identifier les serveurs sous-utilisés qui peuvent être décommissionnés. Cela optimise les demandes d’énergie du centre de données.
- Renouvellement de l’équipement plus ancien – Renouveler régulièrement le matériel avec des équipements plus récents et plus économes en énergie réduit l’utilisation globale d’énergie. La gestion des actifs IT fournit des données pour planifier les cycles de renouvellement.
- Migration vers le cloud – Déplacer les services vers le cloud déplace l’utilisation de l’énergie loin des centres de données d’entreprise. Les outils de gestion des actifs IT suivent l’utilisation du cloud.
- Énergie renouvelable – Avoir une visibilité sur les emplacements des centres de données permet l’achat d’énergie renouvelable lorsque disponible.
En abordant la gestion des actifs IT avec la durabilité à l’esprit, les organisations peuvent employer des meilleures pratiques du cycle de vie technologique qui réduisent le gaspillage d’énergie et s’alignent sur les objectifs de responsabilité sociale des entreprises.
Destruction sécurisée des données
La destruction sécurisée des données en fin de vie est un composant critique de la gestion durable des actifs IT. Lorsque le matériel atteint la fin de sa vie utile, les composants de stockage de données doivent être effacés de manière sécurisée avant l’élimination.
Ne pas effacer correctement les données expose les organisations à des risques importants de violation de données. Des données sensibles peuvent rester sur de vieux disques durs et tomber entre de mauvaises mains si elles ne sont pas correctement assainies. Pirater du matériel jeté est un vecteur d’attaque bien connu.
La destruction sécurisée des données empêche également les déchets électroniques toxiques. Si les dispositifs ne sont pas correctement détruits, ils peuvent se retrouver dans des décharges où des matériaux dangereux peuvent s’infiltrer dans l’environnement. Le broyage et la dégaussage des disques durs rendent les appareils inutilisables pour qu’ils puissent être recyclés en toute sécurité au lieu d’être jetés.
Les gestionnaires IT devraient utiliser des méthodes de destruction des données certifiées comme le sur-écriture multiple, l’effacement cryptographique, le broyage et la dégaussage. Un suivi de la chaîne de custody doit être maintenu tout au long du processus. Les politiques et audits de destruction des données aident à assurer la conformité.
Une assainissement correct et un recyclage responsable des actifs IT obsolètes démontrent un engagement envers la durabilité, la sécurité et la responsabilité sociale. C’est un élément clé de tout programme de gestion des actifs IT efficace.
Transparence
La gestion des actifs IT offre une visibilité complète sur les actifs matériels et logiciels IT, leur utilisation et leur fin de vie. Cette transparence permet aux organisations de rapporter avec précision sur les initiatives et progrès de durabilité.
Avec des données d’inventaire détaillées et des pistes d’audit, les entreprises peuvent mesurer des métriques comme les réductions d’utilisation d’énergie, les déchets électroniques évités et les économies de coûts provenant des optimisations de licences logicielles. Les systèmes de gestion des actifs IT suivent les cycles de vie du matériel de l’acquisition à la disposition, assurant que les organisations savent quand les actifs atteignent la fin de vie et peuvent rapporter les quantités de déchets électroniques recyclés ou donnés de manière responsable.
La gestion des licences logicielles offre des insights sur les taux d’utilisation des licences. Cela aide à optimiser les renouvellements pour n’acheter que ce qui est vraiment nécessaire, réduisant l’achat excessif et les coûts. Les organisations peuvent alors rapporter sur le nombre exact de licences logicielles éliminées.
La gestion des actifs IT produit les données requises pour les divulgations de durabilité comme l’Initiative de Reporting Global et le Projet de Divulgation de Carbone. La visibilité sans précédent permet aux entreprises de rapporter de manière crédible sur les efforts de durabilité. Cette transparence construit la confiance des parties prenantes et démontre la responsabilité sociale.
Globalement, la gestion des actifs IT permet un reporting de durabilité basé sur des faits à travers le recyclage et les dons de matériel, les réductions de coûts logiciels, les diminutions d’utilisation d’énergie et d’autres métriques critiques. Les organisations peuvent suivre de manière fiable les progrès d’année en année. La transparence fournit une vérification pour les initiatives de RSE et ESG.
Économies de coûts
La gestion des actifs IT aide les organisations à optimiser leurs dépenses technologiques, permettant des économies de coûts qui peuvent être redirigées vers d’autres initiatives de RSE et de durabilité.
En gardant une trace des actifs matériels et logiciels qu’une organisation possède, les équipes IT peuvent identifier les ressources IT sous-utilisées ou redondantes. Les machines plus anciennes qui sont inefficaces ou rarement utilisées peuvent être réaffectées ou retirées pour réduire les coûts d’énergie et de maintenance. Les audits logiciels peuvent découvrir des licences inutilisées qui sont encore payées, qui peuvent ensuite être éliminées ou réaffectées.
Les organisations peuvent également éviter des nouveaux achats inutiles en utilisant pleinement les actifs IT actuels. Avec des insights détaillés sur les ressources existantes, les demandes pour du matériel, logiciel ou services supplémentaires peuvent être vérifiées et remplies en interne lorsque c’est possible. Cela prévient les acquisitions redondantes ou chevauchantes.
Une gestion appropriée du cycle de vie de l’équipement IT vieillissant réduit également les coûts. À mesure que les actifs approchent de la fin de vie, ils peuvent être vendus ou donnés au lieu d’être jetés. Cela aide à maximiser la valeur tirée des investissements IT au fil du temps.
L’argent économisé grâce à l’optimisation des actifs IT permet aux organisations d’allouer des fonds vers d’autres efforts de RSE et de durabilité. Avec une infrastructure IT plus efficace et rentable, les entreprises peuvent investir dans l’énergie renouvelable, les compensations carbone, les programmes de formation ou d’autres initiatives dignes. La gestion des actifs IT est une manière impactante mais souvent négligée de générer des économies de coûts qui bénéficient finalement à la performance RSE d’une organisation.
Conformité
La gestion des actifs IT joue un rôle critique dans le soutien des initiatives de conformité environnementale et sociale. En maintenant des registres d’inventaire détaillés et en gérant le cycle de vie complet des actifs, l’ITAM permet aux organisations d’assurer l’adhérence à divers règlements, normes et codes de conduite.
Par exemple, l’ITAM fournit la visibilité et le contrôle nécessaires pour se conformer aux réglementations WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment) autour de l’élimination appropriée des déchets électroniques. Le suivi détaillé des actifs du ‘berceau à la tombe’ soutient les programmes de recyclage et de réutilisation responsables. Les données ITAM aident également à la conformité avec les réglementations RoHS (Restriction of Hazardous Substances) limitant l’utilisation de matériaux toxiques.
Gérer les licences logicielles et les contrats donne aux organisations la capacité de vérifier la conformité avec les termes et conditions de licence. Cela aide à éviter les pénalités financières ou les poursuites judiciaires pour violation du droit d’auteur ou sur-déploiement.
L’ITAM permet en outre la conformité avec les politiques internes de responsabilité sociale des entreprises et les codes de conduite d’approvisionnement. En fournissant une transparence dans la chaîne d’approvisionnement et les origines des actifs technologiques, l’ITAM aide les organisations à s’assurer que les minéraux sont approvisionnés de manière éthique, que les pratiques de travail sont équitables et que les fournisseurs répondent aux critères de diversité.
Globalement, des capacités de gestion des actifs IT matures permettent aux entreprises d’agir en tant que citoyens corporatifs responsables et de démontrer la responsabilité envers les régulateurs, les auditeurs, les actionnaires et le public. L’ITAM est un outil inestimable pour la gestion environnementale, l’éthique sociale et la gouvernance – des piliers clés de la RSE.
Conclusion
La gestion des actifs IT joue un rôle pivot dans la capacité des organisations à mettre en œuvre des initiatives de responsabilité sociale des entreprises (RSE) et à démontrer une conscience sociale. En suivant les meilleures pratiques pour la gestion du cycle de vie des actifs matériels et logiciels IT, les entreprises peuvent réaliser une large gamme de bénéfices alignés sur les valeurs de RSE :
- Prolonger la durée de vie du matériel grâce à la maintenance, la réparation, la réutilisation et la revente réduit les déchets électroniques et la consommation de ressources.
- Optimiser les licences logicielles réduit les coûts tout en assurant la conformité légale et des relations équitables avec les fournisseurs.
- Mettre en œuvre des pratiques de centre de données écoénergétiques diminue l’utilisation de l’énergie.
- Détruire de manière responsable les données sensibles protège les clients et l’environnement.
- Fournir une transparence sur les opérations IT et les chaînes d’approvisionnement reflète une approche commerciale éthique.
La fonction IT est unique en position pour aider les organisations à réduire leur empreinte environnementale, assurer la sécurité des données, permettre des économies de coûts et respecter les normes réglementaires. En exploitant des stratégies de gestion des actifs IT, les leaders technologiques peuvent avancer leurs agendas de RSE de manière impactante.
En résumé, intégrer la RSE dans les politiques de gestion des actifs IT offre des avantages aux finances, à la réputation et à la durabilité d’une entreprise. Les leaders IT cherchant à permettre la responsabilité sociale à travers une entreprise devraient considérer leur département comme un catalyseur de changement positif.
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