Votre entreprise dépense-t-elle trop en impression ? Conseils utiles pour les coupes budgétaires
Même si l’impression existe depuis longtemps, cela ne veut pas dire qu’il faut la conserver pendant des années. Les répercussions négatives de l’impression sur l’environnement et le budget de votre entreprise devraient vous amener à réfléchir à de nouvelles stratégies de partage de l’information.
Dans cet article, je vais vous donner quelques statistiques difficiles à croire sur les frais d’impression et comment vous pouvez les réduire pour votre entreprise. Une fois que vous aurez calculé combien de ressources sont consacrées à tout imprimer, vous remarquerez que ce n’est pas seulement l’argent qui est gaspillé mais aussi du temps et des efforts qui pourraient être utilisés pour d’autres choses.
La solution pourrait être plus proche de vous et plus facile à implanter que vous ne le pensez.
Des statistiques surprenantes sur les coûts d’impression
Avant de parler de la réduction des coûts d’impression, il faudrait voir ce qu’il en est. Est-ce que cela nuit vraiment au budget et aux ressources de l’entreprise, ou peut-on continuer de la même façon? Commençons par le plus important, qui influe aussi sur votre département informatique.
1. Les problèmes liés aux imprimantes représentent la moitié des appels au service d’assistance
Nous pouvons tous convenir que l’impression de documents est une partie essentielle. Mais avez-vous combien de documents sont imprimés en moyenne par employé et par an ?
Une étude menée par Gartner estime qu’environ 50 % des appels au service d’assistance sont liés à des problèmes d’impression. Cela signifie que votre service informatique est constamment occupé à résoudre des problèmes d’imprimante et d’impression, diminuant leur disponibilité pour des taches à plus forte valeur ou de réaliser leurs tâches quotidiennes.
Pensez aux nombreuses autres tâches que le service informatique pourrait accomplir au lieu de traiter les problèmes liés aux impressions. Cela ne veut pas dire que vous devriez arrêter complétement d’imprimer, mais vous pourriez peut-être investir dans un équipement de meilleure qualité, qui aura une durée de vie plus longue et vous fera gagner du temps en réduisant le support.
2. Un employé moyen imprime 10 000 pages par an
Cela équivaut à 27 pages imprimées chaque jour. Ce n’est pas si grave, tant que nous n’avons pas mentionné que 17% de ces documents ne sont pas du tout utilisés. Cela se traduit par 690 €/an avec 10 000 pages/employé. Ça ne semble plus très abordable, pas vrai ? En éliminant ces déchets d’impression et en adoptant une solution efficace dans votre bureau, vous pouvez nettement réduire vos coûts de fonctionnement.
Vous pouvez investir dans une imprimante de meilleure qualité, pratiquer l’impression recto-verso et vous concentrer uniquement sur les documents qui doivent absolument être imprimés. L’autre option est liée à la dématérialisation, ce qui est bien sûr le scénario idéal pour tout écologiste.
3. 10 à 30 % des économies potentielles sont manquées
Le groupe Gartner a constaté une hausse potentielle des économies d’une entreprise pouvant aller jusqu’à 30 %. Le problème, c’est que les entreprises mettent l’accent sur leurs pertes financières. Alors qu’elles devraient commencer par mettre en œuvre des solutions de gestion du budget impression pour réduire le gaspillage généré par une version papier.
4. 90 % des entreprises ne suivent pas leurs coûts d’impression
Chaque centime dépensé par votre entreprise doit être suivi. Pourquoi? Sinon, vous vous retrouvez dans une situation où une grande partie de votre budget est consacrée à l’impression et vous ne le savez même pas.
Le suivi de vos dépenses est la première étape pour économiser plus efficacement. Sur la base de ces informations vous pouvez prendre de meilleures décisions pour les budgets. Le suivi des frais d’impression devrait être une composante essentielle de la planification de votre budget. afin que vous puissiez maximiser votre profit à long terme.
5. Au cours des 20 dernières années, la consommation de papier a doublé
S’il y a 20 ans, aux États-Unis, les particuliers et les entreprises consommaient 92 millions de tonnes de papier, aujourd’hui, ce nombre a plus que doublé. Avec 208 millions de tonnes de papier utilisés chaque année pour l’impression, nous pouvons prédire la catastrophe climatique que cela nous apportera bien assez tôt. En regardant la déforestation, la pollution de l’air et les énormes ressources en eau utilisées pour créer chaque feuille de papier, nous remarquons juste quelques conséquences visibles.
Chaque année, plus de 24 milliards de journaux, 350 millions de magazines et 2 milliards de livres sont publiés aux États-Unis. Imaginez l’énorme impact que la numérisation aurait sur ces industries. De plus en plus de magazines passent au numérique et leurs abonnements ont augmenté de 70 % , au cours des deux dernières années.
Article Suppression des catalogues
Le coût réel de l’impression
Maintenant que nous savons combien d’argent est gaspillé en impression et que nous avons un budget impression nous pouvons passer au coût réel. Cela englobe les dépenses de recherche de documents imprimés mal classés, les efforts pour réparer les imprimantes bloquées et l’impact négatif sur la productivité.
Selon PricewaterhouseCoopers , une entreprise moyenne dépense environ 19 € en main-d’œuvre pour classer chaque document papier, environ 115 € en main-d’œuvre pour rechercher chaque document mal classé et 210 € en reconstituer un document. C’est beaucoup d’argent pour quelque chose qui pourrait être numérisé, n’est-ce pas?
Sans oublier que les documents papier ont un impact négatif sur la productivité. Selon des études, les travailleurs perdent en moyenne 13 300 € de productivité chaque année en raison de la difficulté à localiser les données nécessaires à l’accomplissement de leur travail. Quand on y pense de cette façon, la quête d’une alternative à l’impression est de plus en plus urgente.
Cependant, il y a un avantage plus important que les économies de coûts. Au lieu de classer et d’essayer de localiser des documents, le temps peut être mieux consacré à la commercialisation des produits et services de l’entreprise et à la fourniture d’un support client exceptionnel. Les employés peuvent se concentrer sur le développement du chiffre d’affaires de l’entreprise avec moins de papier et moins de temps passé à le gérer.
C’est simple pour réduire les déchets. Selon des sondages menés auprès de l’industrie, l’augmentation de l’utilisation de la messagerie électronique et des services en ligne, ainsi que la réalisation de copies recto verso, peuvent réduire la consommation de papier de 25 % pour une organisation moyenne. Mais nous entrerons dans plus de détails sur ce sujet plus tard dans l’article.
Votre école gaspille-t-elle trop de papier?
Vous n’y avez peut-être pas pensé jusqu’à présent, mais les écoles peuvent produire encore plus de déchets de papier que les entreprises. Avec autant de manuels, de guides d’étude, de manuels, de devoirs, d’examens et de documents, l’habitude d’imprimer est à son apogée !
Selon le gouvernement de New York, chaque élève, enseignant et membre du personnel d’une école de New York a jeté 28 livres de papier au cours de l’année scolaire. Faisons un petit exercice de maths. Si une livre de papier équivaut à 100 feuilles, alors nous découvrons qu’en un an, une seule école produit 2 800 feuilles de papier par personne. Si nous parlons du nombre d’arbres, c’est un arbre entier.
Pour mettre les choses en perspective, saviez-vous que chez Staples, une palette (200 000 feuilles) coûte 1 329 € ? Disons que votre commune scolaire compte 10 000 élèves. En calcul simple, cela représente environ 190 000 € par an, dépensés uniquement en papier.
Une alternative simple à l’imprimé sont les outils numériques, utilisés soit pour les quiz et les questions, avec notation en temps réel, soit pour les présentations. Utilisez des solutions de quizz en ligne ou de e-learning.
Avantages de choisir la numérisation plutôt que l’impression dans votre école
Économiser de l’argent
Le coût de la numérisation des dossiers scolaires électroniques est assez simple : en moyenne, la numérisation coûte 7 à 12 cents par page, plus le coût par page est faible, plus le projet est important.
Pour l’impression, mis à part les dépenses régulières d’achat de papier (qui représentent en moyenne 2 000 feuilles par jour à 5 cents chacune) ; il y a des coûts indirects supplémentaires associés à l’utilisation du papier.
Bien sûr, les autres coûts associés sont les ressources utilisées pour classer les documents d’impression, le temps que vous utilisez pour retrouver les documents perdus (le temps c’est de l’argent, après tout) ; et l’argent dépensé pour les fournitures de bureau.
Gagner du temps
L’inverse peut être dit pour la numérisation, car vous pouvez rapidement trouver et partager des fichiers avec le public souhaité. Les fichiers numérisés sont indexés et stockés, ce qui signifie qu’ils peuvent être rapidement retrouvés à l’aide de mots-clés.
Concentrez-vous sur la sécurité des données et les sauvegardes
Les fichiers éducatifs électroniques offrent une sécurité supplémentaire non seulement contre le vol physique, comme un classeur verrouillable ; mais aussi contre les menaces extérieures comme le piratage ou les catastrophes naturelles comme les incendies et les inondations.
Conseils pratiques pour réduire les coûts d’impression
Avec tout ce que je vous ai présenté jusqu’à présent, je pense que nous pouvons convenir que le coût d’impression est beaucoup plus élevé que votre entreprise ou vos collègues enseignants, étudiants, pourraient le penser.
Toutefois, si vous souhaitez toujours conserver l’imprimé comme principal moyen de diffuser des informations à votre public, alors consultez ces conseils pratiques pour réduire ce coût. Ne vous inquiétez pas, ce sont des changements à la fois faciles et petits qui auront un impact durable.
1. Commencez à utiliser l’impression couleur avec parcimonie
C’est de loin l’aspect qui coûte le plus cher à votre entreprise ou à votre école en ce qui concerne les habitudes d’impression. Les cartouches d’encre couleur coûtent cher et si vous êtes honnête, vous découvrirez que tout ce que vous imprimez en couleur n’est pas une nécessité. Tous les logos, diagrammes ou rapports n’ont pas besoin d’être colorés pour être compris. La prochaine fois que vous utiliserez le mode d’impression couleur par défaut, prenez un moment pour évaluer si vous pouvez faire quelque chose de différent.
Le toner couleur et les cartouches d’encre ne sont pas les seuls articles qui coûtent cher. Les imprimantes laser couleur sont généralement beaucoup plus chères que les imprimantes noir et blanc. Parlez de cette question à vos responsables et voyez si vous pouvez peut-être limiter le nombre d’imprimantes laser couleur dans le bureau. Sauf s’il y a quelque chose qui doit être imprimé en couleur; vous pouvez en faire une règle de bureau courante pour imprimer en monochrome.
2. Pensez à l’impression recto verso
C’est une méthode très évidente pour réduire le nombre de pages utilisées pour un document. Si votre entreprise a l’habitude d’imprimer chaque petite annonce et mise à jour de l’entreprise, il s’agit d’un petit ajustement qui réduira de moitié le coût d’achat de papier/palettes.
L’impression recto verso vous permet d’imprimer sur les deux faces d’une feuille sans avoir à la retirer manuellement, à changer de face et à la recharger dans l’imprimante. Définissez le paramètre par défaut pour tous les papiers imprimés à usage interne sur l’impression recto verso. En faisant cela, non seulement vous économisez de l’argent sur l’impression mais vous avez également un bon impact sur l’environnement en réduisant la quantité d’arbres, d’eau et d’énergie utilisée pour fabriquer du papier.
3. Utilisez des polices respectueuses de l’environnement et réduisez les marges de papier
La police Arial est largement utilisée par les entreprises et les particuliers lors de l’impression de papiers. Même si cette police semble être un excellent choix pour la communication formelle et informelle, elle n’est pas aussi écologique que les autres polices. Quelques exemples seraient Century Gothic, Times New Roman et Ecofont aident à réduire l’utilisation d’encre de 30 % par rapport à Arial.
La décision vous appartient : soit rester bloqué dans les anciennes méthodes d’exécution des tâches liées à l’impression, soit adopter de nouvelles méthodes comme celle-ci et contribuer à la santé de l’environnement. Utiliser Century Gothic comme police par défaut est la police la moins chère et la plus verte disponible. Le secret réside dans sa lettre fine et sa couleur claire, ce qui contribue à réduire le coût d’impression global.
En ce qui concerne la marge papier, il suffit de réduire la taille par défaut de 1,25 cm à 0,75 cm. C’est une différence si subtile que personne ne pourra le dire. De cette façon, vous insérerez plus de texte sur une page, réduisant ainsi le nombre de pages nécessaires à l’impression d’un document. Ne gaspillez pas de papier sur des marges plus larges et commencez à réfléchir davantage à la façon dont vous utilisez le papier dans votre entreprise.
4. Fiez-vous à la numérisation et non à la copie
Vous pourriez vous demander quelle est la grande différence entre ces deux et quelle différence cela fait-il ? La numérisation propose une version numérique d’un document, tandis que cette dernière imprime le document sur un autre papier.
Il n’y a aucune raison réelle pour laquelle vous devriez copier un document déjà imprimé, et cela laisse également au destinataire moins d’options sur la façon de l’utiliser. Si vous optez pour la numérisation d’un document, vous pouvez facilement l’envoyer par e-mail, permettant à cette personne d’y accéder de n’importe où et de le distribuer comme elle le souhaite. Une copie physique vous oblige soit à la laisser à leur bureau, soit à la leur faxer ; qui, encore une fois, utilise des ressources précieuses de l’entreprise comme l’encre et l’électricité.
5. Investissez dans une imprimante de haute qualité
Même si cela peut être plus facile à dire qu’à faire, nous vous invitons à considérer cet aspect de vos besoins d’impression. En demandant plus de devis à différents fournisseurs, vous pouvez mieux comprendre ce qu’il faut rechercher lors de l’achat d’une imprimante et vous examinez vos options.
Tout commence par le besoin primaire de votre organisation. Il existe de nombreuses imprimantes disponibles sur le marché, qui offrent de nombreuses fonctionnalités d’impression, de numérisation, de télécopie par e-mail, de copie, etc. Si vous devez imprimer quotidiennement de nombreux documents ; alors d’autant plus de raisons d’investir dans une imprimante de haute qualité, qui vous fera gagner du temps et de l’argent à long terme. Si vous n’imprimez pas souvent des photos, vous n’avez pas besoin d’une imprimante dotée de capacités d’impression photo de haute qualité.
A vous de choisir entre les imprimantes laser et les imprimantes à jet d’encre. Ce dernier est considérablement moins cher que le premier, donc son coût opérationnel sera inférieur. L’inconvénient est qu’ils ont une durée de vie plus courte que les lasers, donc cela finira par vous coûter plus cher. Dans certains cas, l’achat d’une imprimante haut de gamme vous aidera à maintenir les prix bas à terme ; même si le prix initial est élevé.
6. Sélectionnez votre papier avec soin
Si vous y réfléchissez, tout ce qui est mentionné dans cet article indique ceci : investir plus d’argent au départ peut vous faire économiser beaucoup d’argent par la suite. Il en va de même pour le choix de la qualité du papier. Sans aucun doute, le papier de haute qualité est plus cher ; mais cela vous évite également les ennuis d’une imprimante bloquée, causée par le papier bon marché et les coûts de réimpression.
Les prix des feuilles de papier varient en fonction de leur blancheur, de leur poids et de leur revêtement. Cependant, envisagez d’utiliser du papier non couché au lieu de papier couché, pour un prix inférieur, si votre budget est strict. C’est la caractéristique où vous pouvez faire des compromis, sans que ce soit un changement visible.
7. N’ayez pas peur de passer au numérique
Essayer une nouvelle chose pour la première fois peut être effrayant. Vous ne savez pas à quoi vous attendre ni comment cela se passera à long terme. Mais je suis ici pour vous encourager à réfléchir à ce que le passage au numérique signifierait pour votre entreprise ou votre école. Ce système est tellement plus facile à mettre en œuvre que vous ne le pensez. Il suffit d’un peu de courage et du bon outil pour faire passer tous vos documents papier dans le monde numérique.
Combien de réunions peuvent être un e-mail, de nombreux documents papier peuvent être des documents numériques. Vous pouvez les envoyer et les utiliser comme bon vous semble, sans produire de déchets inutiles. Pensez au temps que vous gagnerez puisque vous n’aurez pas à chercher des documents mal classés et à la confidentialité des données que vous gagnerez grâce à ce changement.
Une fois que vous avez la majorité de vos documents au format PDF, vous pouvez facilement les transformer en Flipbook avec le WEB-BOOK. Il s’agit d’une plate-forme où vous pouvez créer n’importe quoi à partir de brochures, de newsletters internes ou externes, de devoirs scolaires même transformer vos manuels imprimés en ebooks. Je ne vais pas mentir, cela demande un peu d’effort jusqu’à ce que vous établissiez un moyen efficace d’avoir les informations au format PDF mais c’est une promenade dans le parc à partir de là.
Les avantages des documents numériques l’emportent largement sur les inconvénients. L’impact que cela a sur votre budget est choquant, et vous pourriez utiliser cet argent supplémentaire pour d’autres projets importants. Essayez-le la prochaine fois que vous en aurez l’occasion et vous ne le regretterez pas !
Un dernier argument pour passer au numérique
Cela étant dit, la question demeure : pourquoi est-ce important de choisir l’impression ou le numérique ? Si vous pouvez maximiser le profit en réduisant les coûts d’impression, vous avez déjà une longueur d’avance sur vos concurrents.
En fin de compte, le passage à l’automatisation sans papier présente de nombreux avantages pour pratiquement toutes les entreprises, en particulier celles qui dépendent fortement des formulaires et des contrats. Quelques exemples de telles entreprises sont les soins de santé, les services financiers, les assurances et les cabinets d’avocats.
En gardant cela à l’esprit, la prochaine étape logique serait d’évaluer les options logicielles numériques. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez consulter une plateforme de conception et de publication comme WEB-BOOK. Créez tout type de publication numérique, des brochures aux catalogues, en passant par les newsletters internes et externes, les devoirs scolaires et bien plus encore.
Partager cette publication numérique est encore plus facile que de la concevoir. Sélectionnez simplement l’option qui correspond le mieux à votre objectif : par e-mail, lien plein écran, site Web intégré ou codes QR pour le menu de votre restaurant. Et voilà, vous avez terminé ! Contribuer à un meilleur environnement, tout en réduisant les coûts.
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