Le suivi des délais des projets est considéré comme un mal nécessaire. Ce que beaucoup de gens ne savent pas :
Ne pas suivre du tout les temps fait moins de dégâts que les suivre mal.
Ci-dessous, nous avons rassemblé 6 signes indiquant des temps de projet erronés. Découvrez si – et pourquoi vous feriez mieux de ne pas suivre du tout vos temps.
Pourquoi arrêter complètement le suivi du temps – au lieu de le faire mal ?
De cette façon, au moins vous ne perdrez pas de temps.
Les délais de projet ne remplissent qu’un seul objectif : fournir des données pour les décisions qui affectent votre profit.
Par exemple:
- Que dois-je facturer à mes clients ?
- Combien de temps dois-je prévoir pour ce type de projet ?
- Quels prix dois-je mettre dans mes propositions ?
- Dois-je entreprendre davantage de projets – ou suis-je à pleine capacité ?
- Quels services dois-je proposer – et lesquels ne sont pas rentables ?
Ce n’est certainement pas une bonne idée de prendre ce genre de décisions avec votre intuition. Mais c’est sûrement mieux que de compter sur des moments erronés.
Un mauvais suivi du temps coûte de l’argent
Si je suis conscient que je ne connais pas mes efforts pour différentes tâches/projets, je peux au moins me tourner vers d’autres modèles économiques.
Par exemple, je pourrais essayer de travailler avec une tarification davantage basée sur la valeur plutôt qu’un calcul basé sur l’effort.
Cependant, si je crois à tort connaître mes efforts – et en faire la base de mes décisions, ces décisions seront très probablement erronées et entraîneront une perte de profits – par ex. en raison de revenus manqués ou de capacités inutilisées.
En plus de cela, je perdrai du temps et des nerfs. En gros, je paie de mon temps un processus qui conduit à de mauvaises décisions. Ce qui, encore une fois, me coûtera de l’argent.
-> Si vous remarquez plusieurs des signes suivants, vous devriez vraiment commencer à remettre en question votre suivi du temps.
1. Vous ne suivez pas vos temps quotidiennement
Selon l’étude Le temps, c’est de l’argent, 33 % des temps de projet sont erronés ou aboutissent sur les mauvais projets – même si vous les suivez toujours sur le même jour.
À blâmer est ce qu’on appelle la Courbe d’oubli : plus le temps passe, plus votre mémoire devient inexacte – et avec elle vos estimations. .
Si vous ne faites un suivi que tous les 2-3 jours, vous avez déjà oublié 46 % de votre temps. Si plus d’une semaine s’écoule, 64 % sont oubliés.
Cela signifie : Le suivi quotidien du temps est une exigence de base pour garantir que vos temps sont au moins en partie réalistes.
2. Vous ne suivez les temps qu’en heures entières
Vous notez uniquement les heures de travail en heures entières, par ex.
Projet A = 2 heures Projet B = 3 heures Projet C = 1 heure etc.
Même une mesure par pas d’une demi-heure serait trop imprécise. En réalité, les demi-heures et les heures entières se produisent aussi souvent que les autres moments.
Cela signifie que si quelqu’un réfléchit en une demi-heure ou une heure entière, son suivi est déjà assez faux au bout de 15 à 30 minutes. Cela fait beaucoup.
De cette façon, une personne peut facilement perdre environ 40 heures par mois, ce qui équivaudrait à une semaine entière de temps de projet mal suivi.
3. Vous utilisez un logiciel de minuterie
La plupart des gens parviendraient à démarrer un chronomètre. En revanche, arrêter ce chronomètre chaque fois que vous êtes interrompu ou que vous terminez une tâche est difficilement quelque chose que quiconque peut faire à long terme.
Si votre journée de travail est chargée, la probabilité d’oublier d’appuyer sur la minuterie augmente. Ainsi, il y aura toujours des jours où vous aurez effectué 4 à 5 tâches mais n’aurez suivi que 1 à 2 grands créneaux horaires.
Cela signifie que vous devez souvent ignorer les temps et finir par les estimer de toute façon.
Par conséquent, les minuteurs ne vous donnent pas de meilleurs résultats que l’estimation des temps. De plus, ils vous obligent à interagir en permanence avec eux lorsque vous arrêtez ou démarrez une tâche.
Ce temps considérable que vous investissez est perdu dès que vous oubliez d’appuyer sur la minuterie.
4. Vous avez des collègues qui ne suivent jamais les temps
Si vous êtes indépendant, vous pouvez passer directement au paragraphe 6 – mais les salariés doivent en être conscients :
Même s’il n’y a qu’un seul collègue sur votre projet, qui ne suit pas du tout ses temps, ou ne les suit que moins d’une fois par semaine, les temps de l’équipe sont tellement faux que tout le suivi n’a pratiquement servi à rien.
En équipe, les temps de projet des collaborateurs sont rarement suivis individuellement. L’accent est plutôt mis sur le nombre total d’heures par projet, sous-projet ou étape du projet.
Cela signifie : si les temps d’un collègue manquent ou sont totalement incorrects, vos propres temps de projet font partie d’un faux temps total.
Par conséquent, peu importe les efforts que vous déployez. C’était une perte de temps.
5. Votre patron s’attend à ce que vous y consacriez toujours 8 heures
Si les patrons suggèrent que les 8 heures de présence soient également allouées aux projets, les salariés arrondiront leurs temps, le total fait donc 8 heures. Soit une charge de travail de 100%.
Une charge de travail réaliste pour les projets des prestataires de services se situerait cependant entre 40 % et 60 %. Exceptionnellement bon, ce serait 70 à 80 %. Le reste du temps est forcément consacré à la communication interne, à l’administration ou aux pauses.
S’attendre à une charge de travail plus élevée n’est donc ni réaliste ni raisonnable, car cela rendrait l’objectif réel du suivi du temps du projet sans pertinence :
Après tout, vous voulez savoir combien de temps a été VRAIMENT consacré aux projets afin de pouvoir prendre les décisions mentionnées ci-dessus.
6. Vous devez toujours faire des heures supplémentaires
Bien sûr, il y a des heures supplémentaires auto-infligées. Mais s’ils constituent la règle plutôt que l’exception, il n’y a que deux raisons possibles :
Mauvaise planification – ou exploitation intentionnelle.
Les deux ont une chose en commun : trop peu de ressources ou trop peu d’heures sont budgétisées pour les tâches.
Si tel est le cas, soit la planification est régulièrement basée sur des horaires incorrects des projets antérieurs, soit les horaires corrects sont délibérément ignorés.
Les deux signifient la même chose : le suivi du temps n’a servi à rien et le temps n’a été que perdu.
Mon suivi du temps est inutile – que puis-je faire ?
Si certains de nos 6 signes vous semblent familiers, vous avez essentiellement deux choix :
Arrêtez complètement de suivre votre temps – ou améliorez votre suivi du temps.
En tant qu’employé, vous ne pouvez probablement pas décider de cela par vous-même, mais vous pouvez au moins présenter de bons arguments en faveur de cette décision.
Il a été prouvé qu’un suivi discipliné du temps conduit à la meilleure rentabilité possible. Mais pour que cela se produise, le suivi du temps doit être précis, complet et à jour.
Si vous ne pouvez pas faire cela – ou si vous pensez que vos temps n’ont pas besoin d’être aussi précis après tout et que vous n’avez besoin que de valeurs approximatives – vous devez être cohérent et suivre votre intuition. En d’autres termes, évitez le suivi du temps.
Il n’y a pas grand chose à gagner à long terme. Mais au moins, vous ne perdrez plus de temps.
