Construire une expérience événementielle véritablement hybride

Récemment, Zoom a organisé un événement hybride de deux jours pour les analystes de l’industrie – Zoom Perspectives 2022. Hébergé sur Zoom Events , Zoom Perspectives était une expérience véritablement hybride avec des participants en personne et virtuels, des conférenciers, des hôtes et même un groupe maison – tous interagissant ensemble de manière unique.

Nous savons que développer une stratégie d’événement hybride peut sembler difficile, en particulier lorsque vous essayez de saisir les points forts d’une expérience en personne avec la commodité et la portée étendue d’un événement virtuel. Nous partageons donc certains de nos meilleurs plats à emporter de Zoom Perspectives avec quelques conseils pour vous aider à créer une expérience connectée et équitable pour tout le monde.

FOCUS SUR LE PUBLIC VIRTUEL

L’hybride signifie plus que simplement diffuser ce qui se passe dans la pièce, il doit s’agir d’une expérience interactive. »

Scot Richardson, chef de projet technique, Zoom Event Services

Les événements virtuels offrent de nombreux avantages, allant de la durabilité et des économies de coûts à une portée étendue de la marque et à une plus grande capacité de participants. Mais il peut être difficile d’amener le public virtuel dans l’événement en direct. Permettre à votre public virtuel de se sentir vu et entendu devrait être une priorité absolue. Lorsque cela est réalisé, cela améliore également considérablement l’expérience de vos participants en personne. Voici quelques recommandations :

• Mettez l’audience virtuelle à l’écran dans la salle – une simple vue de la galerie de l’audience virtuelle peut être extrêmement utile pour rappeler aux participants en personne les participants en ligne. Afficher cette vue au début de l’événement et pendant toutes les transitions (au retour de la pause) est un excellent moyen de dialoguer en permanence avec vos participants virtuels.
• Répondez d’abord aux questions du public virtuel – il s’agit d’une technique simple et facile pour s’assurer que les participants virtuels sont reconnus et entendus. Cela peut être fait avec une vidéo ou un son complet ou simplement en ayant un modérateur dans la salle qui pose verbalement des questions dactylographiées. Un avantage supplémentaire est de donner à votre public en personne le temps de préparer ses questions !
• Encouragez tout le monde à rejoindre l’événement Zoom – Zoom Events fournit de puissantes fonctionnalités de mise en réseau qui permettent à chacun de se connecter et de collaborer. Le chat de lobby est un excellent moyen de créer des liens et de l’énergie bien avant que l’événement en personne n’ait lieu.

La vue d’une réunion hybride Zoom

CRÉER DES ÉLÉMENTS CENTRÉS SUR LE NUMÉRIQUE

REJOIGNEZ ZOOMTOPIA EN PERSONNE POUR LE RÉSEAUTAGE, L’APPRENTISSAGE ET LE PLAISIR INTERACTIF

Le développement d’éléments centrés sur le numérique vous permet de créer des événements plus engageants et significatifs dans l’ensemble. Entendre et voir des présentateurs à la fois en personne et en ligne ajoute de la variété et stimule l’énergie et l’engagement. Voici quelques-uns des éléments que nous avons exploités pour Perspectives 2022 :

• Maître de cérémonie virtuel . La participation virtuelle de notre hôte principal a donné une représentation à notre public virtuel et nous a constamment rappelé que notre événement était hybride.
• Conseil de pro : assurez-vous d’avoir quelqu’un dans la salle disponible pour communiquer avec l’animateur tout au long de l’événement via le chat.
• Conseil de pro avancé : fournissez au maître de cérémonie un flux de caméra du public depuis la salle pour l’aider à impliquer les membres du public en personne tout au long de l’événement.
• Groupe de studio en direct (Over Zoom!). La musique peut absolument faire ou défaire un événement. En tirant parti d’un groupe live, nous avons pu fournir une bande-son dynamique et passionnante. Les spectacles en direct et la musique de pause ont ajouté de l’intérêt et de l’énergie tout au long de l’événement (le tout sans avoir à faire venir le groupe sur place !). N’oubliez pas : pour votre protection, veuillez ne pas utiliser de musique en direct, de contenu audiovisuel, d’enregistrements sonores ou d’autres formes de médias sur la plate-forme Zoom sans avoir obtenu au préalable toutes les licences nécessaires auprès des titulaires des droits d’auteur.
• Présentateurs et panélistes virtuels. La commodité et la facilité de Zoom suppriment de nombreux obstacles pour les présentateurs et les panélistes. Un moment clé de notre événement a été une table ronde avec trois clients Zoom participant tous virtuellement. Nous avons pu garantir une session puissante et mémorable sans leur demander de voyager et de sacrifier du temps supplémentaire.

Créez des opportunités pour que vos audiences virtuelles et en personne interagissent ensemble

LES ÉVÉNEMENTS HYBRIDES SONT PLUS FACILES QUE VOUS NE LE PENSEZ

Les événements hybrides sont passionnants, dynamiques et engageants. Il est facile de voir pourquoi l’avenir des événements est hybride . Si vous cherchez à organiser un événement hybride, nous pouvons vous aider. Zoom Events est une puissante plateforme événementielle tout-en-un pour les événements virtuels et hybrides. Et l’équipe des services événementiels de Zoom est disponible pour la consultation, la production technique et le support événementiel.

Conseil de pro : ( regardez comment notre équipe de services événementiels aborde les événements hybrides et virtuels depuis les coulisses)

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