10 règles non écrites à suivre pour les réunions virtuelles

10 règles non écrites à suivre pour les réunions virtuelles

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Les réunions virtuelles ont parcouru un long chemin au cours des dernières années et constituent un moyen important de connecter les membres de l'équipe d'un lieu à l'autre. Elles ont aidé les entreprises à réduire leurs frais de déplacement tout en réunissant les employés pour collaborer. Elles fonctionnent bien pour les équipes hybrides, car une grande partie du monde des affaires adopte ce modèle. 

La tenue de réunions en ligne efficaces est essentielle au succès de votre équipe. Examinons donc quelques règles non écrites pour les réunions virtuelles qui peuvent améliorer votre expérience de communication en ligne. 

1. Assurez-vous d'être présentable pendant les appels vidéo

Bien que les appels vidéo soient plus confortables que de voyager à travers un pays pour assister à une réunion en personne, il est toujours important de se présenter soigné et confiant. Cela contribuera à faire bonne impression auprès des participants. De plus, si vous craignez que votre arrière-plan soit désordonné ou gênant, essayez d'activer un arrière-plan virtuel  pour le rendre plus professionnel.

2. Gardez votre calendrier à jour

Il est important de toujours garder votre calendrier organisé et mis à jour. De cette façon, les participants de votre équipe peuvent simplement consulter votre calendrier pour trouver le meilleur moment pour vous rencontrer et planifier des réunions sans aucun conflit.

3. Restez en sourdine lorsque ce n'est pas votre tour de parler

Imaginez d'être interrompu par un klaxon de voiture ou un animal de compagnie bruyant dans le microphone d'un participant lorsque vous faites une présentation importante. Cela ne vous frustrerait il pas ou ne vous déconcentrerait il pas ? Pour éviter les temps de distractions accidentelles, n'oubliez pas de garder votre micro en sourdine lorsque quelqu'un d'autre présente ou parle. Vous pouvez réactiver le son lorsqu'il est temps d'ajouter vos remarques. 

4. N'interrompez pas quand quelqu'un parle

La règle d'or en communication est d'abord d'écouter et ensuite de parler. Interrompre un participant montrerait que vous ne vous souciez pas de ce que quelqu'un a à dire. Soyez attentif et répondez en conséquence.

5. Désactivez vos sons de notification pendant les réunions

Les notifications en arrière-plan d'autres applications peuvent être gênantes lorsque vous êtes dans une réunion importante. Pour vous assurer d'être pleinement présent, désactivez les sons de notification pendant les conférences en ligne.

6. Soyez à l'heure pour les réunions prévues

Être à l'heure pour les réunions témoigne non seulement de votre ponctualité, mais montre également que vous appréciez votre temps et que vous respectez les autres participants à la réunion. Essayez d'être prêt au moins cinq minutes avant tout événement programmé.

7. Réduire les temps des réunions et utiliser des outils de communication synchrone

Les réunions virtuelles sont idéales pour une collaboration efficace, mais consomment également beaucoup de temps sur l'agenda de chacun. Parfois, la réunion prévue dépasse les heures prévues, provoquant un épuisement professionnel important. Cela pourrait être évité en ayant un ordre du jour bien préparé pour la réunion. Mieux encore, vous pouvez utiliser des outils de communication asynchrones comme les e-mails, les vidéos, les messages vocaux et textuels pour communiquer si nécessaire.

8. Ne planifiez pas de réunions en dehors des heures de travail

Cela peut sembler évident, mais il est impératif de respecter les limites de votre équipe et l'équilibre travail-vie personnelle. Si vous planifiez une réunion de travail, faites de votre mieux pour vous assurer que l'heure correspond d'abord à l'horaire de travail de chacun.

9. Enregistrez toujours les réunions ou rédigez des procès-verbaux

L'une des meilleures pratiques à suivre lors de l'organisation de réunions est de l'enregistrer ou de prendre un procès-verbal de la réunion afin que les discussions importantes puissent être relues plus tard. Cela vous sera utile lorsque vous souhaitez partager des discussions de réunion avec des participants qui n'ont pas pu suivre les réunions à distance.

10. Ajoutez un co-hôte pour obtenir de l'aide

Les problèmes liés à Internet sont malheureusement courants dans les réunions à distance. Si vous rencontrez des problèmes Internet ou si vous avez une urgence qui vous oblige à quitter une réunion, vous devriez envisager d'ajouter un co-hôte pour prendre le relais et poursuivre la discussion.

 

Ce sont quelques-uns des points clés à noter si vous êtes quelqu'un qui organise ou assiste souvent à des réunions à distance. Votre équipe peut utiliser ces suggestions pour améliorer votre communication avec les autres participants, collaborer efficacement et rester productif.

La plupart des outils de communication en ligne sont dotés de fonctionnalités telles que des calendriers, des notes et des options d'enregistrement qui vous aideront à coordonner et à organiser efficacement les réunions. 

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