Vous vous souvenez de l'ancien temps ? Où nous pouvions avoir des rencontres avec de vrais humains en face à face ? Bien que nous espérons pouvoir vivre ces bons moments à nouveau, il convient de noter que même à l'approche de la «prochaine normalité», de nombreuses facettes de la vie professionnelle à distance sont là pour rester. Alors que nous avons certainement fait des progrès depuis le début de la Covid-19, il y a encore de la place pour améliorer le fonctionnement des visioconférences de manière significative.
Certains des plus grosses pertes de temps que nous traitons dans les réunions virtuelles sont les participants qui se joignent en retard, le manque d'engagement, les perturbations sonores et d'autres problèmes évitables.
On entend trop souvent certains demander « Voyez-vous mon écran? » ou "Pouvez-vous m'entendre?".
Afin d'éviter les pertes de temps, voici quelques trucs et astuces pour garantir le bon déroulement de vos vidéo-conférences. Alerte : la réussite d'une réunion virtuelle productive commence bien avant que vous ne cliquiez sur le bouton «lancer».
Envoyez une invitation claire
Le but de l'invitation est de faciliter la participation des invités à la réunion. Ainsi, lorsque vous envoyez des invitations, assurez-vous d'utiliser le plugin de calendrier, donnez des instructions de participation claires et incluez les objectifs et les attentes pour la réunion.
Le fait de partager les objectifs ou l'ordre du jour de la réunion à l'avance permet aux participants de se préparer et contribue à rendre votre réunion plus productive.
Planifiez du plaisir
Il peut sembler contre-productif de prévoir du "fun" dans vos réunions, mais ce n'est pas le cas. Ajouter du plaisir à votre ordre du jour contribue à favoriser la collaboration et la synergie. Le temps que vous y consacrez en vaut donc vraiment la peine.
Faites en sorte que vos invités se sentent les bienvenus
Facilitez la participation des personnes à votre réunion. Le moyen le plus simple de le faire est d'utiliser votre salle de réunion personnelle. Il s'agit essentiellement d'une réunion permanente qui vous permet, à vous et à vos participants, d'utiliser le même lien et le même numéro d'accès pour chaque réunion que vous organisez. N'oubliez pas d'utiliser la fonction de verrouillage de la réunion si vous participez à des réunions consécutives pour éviter les interruptions. Pensez aussi à mettre une salle d'attente pour valider les participants.
Soyez prêt
Le début de votre réunion n'est plus le moment pour vérifier votre audio et votre vidéo. Avant de rejoindre la réunion, vérifiez tous vos paramètres son et votre webcam. Cela signifie que vous pouvez éviter de demander: «Pouvez-vous m'entendre?» Ce qui fait gagner du temps à tout le monde et garde tout le monde sain d'esprit.
Laissez-les se connecter par différents moyens
Avec si peu de communication en personne, il est important de permettre aux gens de communiquer facilement. Cela signifie qu'il faut leur permettre de participer à la réunion par téléphone ou par ordinateur.
Travailler votre installation
Nous avons tous assisté à des réunions où il y a des fils partout et un ordinateur portable égaré que personne ne sait utiliser. Inévitablement, ce désordre de matériel ralentit le processus de connexion et fait perdre du temps à tout le monde. Pensez aussi à votre environnement.
Utilisez des outils complémentaires malins
Plusieurs outils peuvent vous aider avant, pendant et après votre réunion. Avant votre réunion, utilisez des outils pour organiser et intégrez les automatiquement avec votre agenda et votre outil de visio (Zoho Backstage, Calendly, ...). Pendant votre présentation en ligne, choisissez des services pour présenter, interroger, faire réagir et faire participer vos invités (Microsoft Whiteboard, Wooclap, ...). Vous pouvez aussi utiliser des outils de prise de notes automatiques. Enfin après la réunion pensez aux avis, aux questions et au comptes rendus.
Soyez prêt à rebondir
Tirez parti de l'application mobile qui vous permet de démarrer et de rejoindre des réunions où que vous soyez. Vous pouvez également partager votre écran mobile ou passer en mode ordinateur lorsque vous arrivez à votre bureau. Vérifiez votre emploi du temps à l'avance et recherchez des lieux dans lesquels vous pouvez organiser une promenade ou dans un autre endroit de votre maison pour interrompre la monotonie de votre présentation à distance !
Ne faites pas une réunion en live
Parfois, essayer d'adapter une réunion à plusieurs horaires est une perte de temps suffisante pour que vous ne deviez même pas tenir une réunion en temps réel. Dans ce cas, ne tenez pas de réunion en live. Au lieu de cela, enregistrez et partagez votre contenu avec des liens et des ressources. Cela permet à chacun de visualiser la «réunion» à sa convenance.
Gardez votre élan
Une fois la réunion terminée, partagez l'enregistrement de la réunion, les diapositives, les transcriptions et les notes avec les principaux acteurs à l'aide d'un lien simple.
Découvrez nos solutions de visioconférence